INSTRUCCIÓN DE 1 DE JULIO DE 2015, DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTROS Y DEL NOTARIADO, SOBRE MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEREOS ELECTRÓNICOS QUE CONTENGAN LIBROS DE LOS EMPRESARIOS PRESENTADOS A LA LEGALIZACION EN LOS REGISTROS MERCANTILES Y OTRAS CUESTIONES RELACIONADAS.

INSTRUCCIÓN DE 1 DE JULIO DE 2015, DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTROS Y DEL NOTARIADO, SOBRE MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEREOS ELECTRÓNICOS QUE CONTENGAN LIBROS DE LOS EMPRESARIOS PRESENTADOS A LA LEGALIZACION EN LOS REGISTROS MERCANTILES Y OTRAS CUESTIONES RELACIONADAS.

La Instrucción de 12 de febrero de 2015, ha unificado los criterios procedimentales a seguir en los Registros Mercantiles relación a la presentación de los libros de empresarios sujetos a legalización facilitándose la consecución de los objetivos de economía y seguridad en todos los tramites legalmente precisos que la norma prevé.

Tiene especial relevancia entre los criterios de la Instrucción, el relativo a la seguridad de los archivos electrónicos remitidos a los Registros Mercantiles, dado que ya no es posible la legalización de libros en blanco ni en soporte en papel.

Para crear una mayor seguridad jurídica en torno a la obligación de presentación a legalización de los libros de los empresarios, hoy en día no es posible la legalización ni la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningún caso en la oficina registral.

Como las medidas generales de seguridad en el tratamiento de los ficheros electrónicos de libros de empresarios presentados telemáticamente a su legalización, la citada instrucción, tiene por objeto el establecimiento de los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización.

Los libros remitidos telemáticamente para su legalización, serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización y se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación.

Por otro lado, los registradores mercantiles, deberán adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad de nivel medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder.

En relación a esto y en base al artículo 327 de la LEC, el empresario interesado, persona individual o jurídica deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido.

Cuando interese al empresario, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalización, podrá utilizar sobre cada fichero que desee encriptar algunos de los siguientes algoritmos:

  1. El algoritmo 3DES (tripleDES) con longitud de clave  de 168 bits.
  2. El algoritmo AES (Rijndael) con longitudes de clave de 128, 192 o 256 bits.

El soporte electrónico del libro o libros cifrados deberá cumplir los requisitos técnicos respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el Anexo I de la Instrucción de 12 de Febrero de 2015. Por ello se pone a disposición de los interesados, para su uso gratuito, en la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores

Alternativamente a lo dispuesto, los empresarios podrán utilizar el sistema de cifrado mediante generación de parejas de claves, públicas y privadas, así como de custodia y almacenamiento de claves. Recibidos los ficheros cifrados, se comprobará la corrección del cifrado y se guardaran en repositorios digitales internos los ficheros cifrados, las huellas digitales generadas y las claves públicas y privadas de las que no podrá hacerse uso en ningún caso.

Los libros que hayan sido legalizados, pero estén en blanco y contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de 2013 y cerrado no mas tarde del dia 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no es necesario que sean presentados de nuevo para legalizarse.